Semanas antes de la grabación…. La pre-producción #diario_LTCL

A nivel general, considero que estamos en pre-producción cuando se ha conseguido el 100% del presupuesto económico y se ha dado luz verde al proyecto desde un punto de vista de producción; es decir, vamos a hacer el proyecto.

Antes se estaría en la etapa de desarrollo de proyecto y después viene la fase de grabación.

Niño Visho prueba tattoos back

En este proyecto comenzó esta etapa en marzo de 2014, y la grabación se determinó para los primeros días de Junio del mismo año, con lo que contamos aproximadamente con las 9 semanas que se suele estimar para esta fase (más o menos, depende de cada proyecto).

La sensación desde producción es: tener un montón de alimentos encima de la mesa y tener que ordenarlos en la justa medida, en el orden adecuado y saber qué tiempo necesitan de cocción.

Al principio todo es un poco caótico, por eso hay que ir «haciendo seguridades» (ahora me explicaré), aunque luego las debas de mover.

Desde producción se espera que se den directrices de trabajo, presupuestos económicos, fechas, plazos, honorarios… y eso es lo que hay que dar, sabiendo que seguramente ese trabajo que has realizado se verá modificado en su gran totalidad hasta que se acomode del todo.IMG_3433

Para comenzar por algo y comenzar a construir, lo que solemos hacer es fijar la fecha de grabación. A estas alturas ya sabes por presupuesto y por necesidades de guión técnico (número de planos y su complejidad) cuántos días vas a grabar, así que pon fechas. Mi experiencia indica que esto es mejor no cambiarlo a no ser que sea por un motivo muy importante que influya a todo el proyecto. Para eso, hay que asegurar con inversores que esa fecha esté despejada, y tantear con el equipo técnico y artístico que nadie estará ocupado por esas fechas, ni de vacaciones, etc.

En la siguiente entrada hablaremos de las diferentes fases a tener en cuenta para completar el plan de producción, pero continuamos ahora con los consejos de «sentido común».

Una vez se ha creado el plan de producción (ahora nos interesa el de pre-producción incluyendo los días de grabación), lo que suelo hacer es chequearlo con el director. Él siempre me dice si algo está fuera de lugar bajo su punto de vista, o si hay que dejar algo más de tiempo. Tras esto, convocamos una reunión de jefes de departamento, para que entre todos se modifique-confirme esta planificación.

Lo de la reunión es complicado, ya que son profesionales con vidas y trabajos independientes y aunarlos a todos en una misma reunión, es bastante complejo. Así que paciencia. Echa mano del skype, de la llamada del público o de lo que sea, pero intenta que estén al menos todos una vez en pre-producción. A veces lo que también hacemos es enviarlo por email para que se lo miren y así vayan comentando cosas antes de la reunión.

El tema de los emails (otra cosa de sentido común): muchas personas no miran los documentos adjuntos, ni tampoco leen hasta el final el cuerpo del email. Utiliza la estructura de pirámide invertida, y pon las cosas super en negrita, claras y concisas en el inicio del email, tipo «este email tiene dos adjuntos que necesito que leas», «la grabación será a partir del día X, estás libre?»

Trata de forma individual los presupuestos con cada jefe de departamento, así como personas involucradas, necesidades para el proyecto, etc. También es muy aconsejable firmar un acuerdo por escrito con todas estas cláusulas, incluso indicando cuándo presentarán los dossieres de departamento, si tienen fechas máximas para pruebas o entregas de material, reuniones obligadas con director, etc. Redacta un memo para que el dpto. administrativo cierre el contrato con las conclusiones que has concertado en la reunión. Un acuerdo por escrito es un contrato entre las partes. Hay a veces que las personas tienen algún recelo en firmarlo, pero has de transmitirles confianza en el documento, explicándoles que es beneficioso para ambas partes para evitar malentendidos y para que se estructure correctamente el proyecto.

El tema económico. A nivel de forma, prefiero la relación mercantil, es decir trabajar con autónomos o empresas, ya que es más sencillo a nivel de documentación y tengo la sensación de que se involucran de una forma distinta que las que están empleadas (por régimen general o artístico), aunque esto no es así siempre ni es una regla a aplicar siempre. En cualquier proyecto hay que hacer un mix, entre autónomos/empresas y empleados.

Hay una falsa creencia (supongo que debido a la práxis de productores de antaño) de que los productores intentamos tirar por lo bajo cuando ofrecemos un presupuesto económico a un jefe de departamento. Por ser productores, se da por supuesto que vamos a «explotar» a todos y que nuestra primera oferta es baja, para comenzar a negociar. Para mi ha sido una situación muy triste, tener que negociar, porque sinceramente creo que comentar las cantidades que se barajan para cada departamento, con transparencia y sinceridad es lo más natural.

Sin embargo he debido de adaptar mi personalidad y forma de trabajar a las circunstancias, y lo que he observado es que a los jefes de departamento les cuesta prever los imprevistos y a veces calculan mal sus tiempos y presupuestos. Todo sin ningún tipo de intención negativa, es que a veces las cosas son más complejas en la realidad que sobre papel. La responsabilidad del productor es prever esos imprevistos que nadie en el equipo tiene en cuenta. Así que mi consejo es que guardes un margen, no para negociar ya que prefiero no entrar ahí, sino para que el proyecto no peligre. Es decir, si a alguien le dices que hay 5.000 euros para su departamento y que se los administre como mejor sepa, tienes que tener un margen de producción del 15-20-25% dependiendo del departamento y de lo compleja que sea su labor en ese proyecto. Ese margen no es para que se lo regales al departamento si no surge ningún imprevisto, sino que es un flujo económico que puedes invertir en distintos momentos del proyecto, según las necesidades que vayan surgiendo (serán varias).

El como trates el tema económico comenzará a definirte como productor, si no negocias, no negocias. Si eres tacaño, serás tacaño. Si eres transparente, lo serás. Si tienes margen y haces que el proyecto no peligre, serás un buen productor. Al final todos los miembros del equipo quieren eso, no? que el proyecto salga lo mejor posible, sea visto por muchas personas y si puede ser que gane premios.

Desde producción nos aseguramos que las cifras cuadren para obtener eso…….